みなさん、こんにちは！
ファンタズマです！
今回は新人社会人や学生さんに向けて報告書の書き方を少し解説していこうかと思います。
といっても、私は文章のスペシャリストではないので、
社会人として生きてきた中で添削、指摘してきた部分について書いていこうと思っています！
この記事の趣向としては、上手な報告書の作成ではなく、基本の形に落ち着くことです。
さて、ブラウザバックを考えた方、少々お待ちください！
基本の形、偏差値でいうところの50、平均値
それは決して侮っていいものではなく、そこに到達するだけで上位50％に入れます！
報告書を作成するにあたって以下の点には注意してください。
1.報告書内に感情を出さない
2.抽象的な記述は避ける
1.報告書内に感情を出さない
みなさんは報告書についてどういう認識でしょうか？
報告書がなぜ存在しているか考えたことはありますか？
報告書とは、報告すべき相手に事象をありのまま伝えるために作成するものです。
起きた事象、例えば作業のミスについてであったり、研究結果であったりですね。
ほかにも、新人社会人であれば研修としてその日行ったことを上司に報告することもあるでしょう。
上記のことを報告する場合は、時系列や手順を詳細に記述し論理的である必要がありますから、
感情を乗せてはいけません。
感情を乗せるというのは、「～だと思う」という記述を筆頭に
「がんばった」であったりも該当します。
改善方法としては、「がんばった」などの感想については報告書の最後、
もしくは区切りで感想として記述しましょう。
個人の感想であれば報告した事象の外側、評価項目ではありませんので
大抵は自由記述で問題ないでしょう。
次に、「～だと思う」に関してですが、これはどうしてそう思ったのかを具体的に表しましょう。
例えばそう思ったデータを提示することや、過去の事例から推測できるなど、
どうしてそう思ったかの根拠を示すことができれば論理的な記述として有効です！
まとめると
・感情は感想にして別の場所に記述
・思ったことは根拠を提示する
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2.抽象的な記述は避ける
抽象的な記述とは何か。
先ほどの感情も抽象的な記述の一つではありますが、
これまで見てきた中でよくある記述があります。
「～をしっかり確認する」
これは明らかにやってはいけません。解像度が低いです！
ほかにもいくつかありますがどれも同じなのでこの例だけで行きます。
さて、これを見るとどう思うかですが、
「あ～、まあ気持ちはわかるけど…」ですね（笑）
正直こう書きたい気持ちはわかります。
ですが、具体性に欠け、報告したいことと受け取れることに差が生じます。
改善方法については、先ほど解像度が低いと書きましたが、逆に解像度を上げれば良い訳です。
具体的にどう確認するのかを詳細に書きましょう。
・指差し確認をする
・読み上げ確認をする
・複数人で同時に、または分担して確認する
おそらくはこのような方法のどれか、もしくは複数にのことを教わり実行していると思うので、
教わったことを忠実に記述するようにしましょう。
解像度を上げて具体性を出す
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最後に最も注意するべきことをお話しします。
ズバリ！誤字脱字に注意！
そんな注意当たり前じゃん！と思う方はきっと注意深く報告書を作成していることでしょう。
しかし、添削側に回れば意外と誤字脱字、削除漏れが発生しています。
他には、変換ミスであったりも該当します。
報告書というのは自分用のメモではなく、見せる相手がおり、評価をしてくれるものですから、
誤字脱字があるのは見過ごせません！
また、誤字脱字に気付けないという部分で、報告書の内容が良くても評価が落ちてしまいます。
重大なミスではありませんが、同程度の出来で誤字脱字がある報告書とない報告書を比較したら
誤字脱字がない報告書に軍配は上がるでしょう。
・読み上げ確認をする
・書き上げたとしても推敲を怠らない
・周囲の人間に確認してもらう
上のような方法を取れば誤字脱字の回避は凡そ回避できるでしょう。
提出前であればミスにはなりませんし、周囲を頼るのは自身の成長につながるでしょう。
また、私が最近指摘したものとして、
「望む」と「臨む」の変換ミスがありました。
語句の漢字を知っているかどうかまでは確認しませんでしたが、
受け取り手としてはハテナが浮かんでしまいました。
ほかにも、使い方が間違っている語句の使用があれば報告書として不適切になってしまうので
使用語句をたまには検索して意味を確認してみるのも良いかもしれないですね。
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いかがでしたでしょうか！
先ほども書いたように、文章を書くスペシャリストではないので、
上手な書き方は他のサイトを参照した方が良いでしょう。
ここはあくまで基本の形に落ち着こうという記事なので、
記事中の注意点や改善点を押さえればとりあえず無難な報告書に落ち着きます。
私が勤務している場所は緩い場で、報告書も自分たちでしか見ないものなので
指摘が甘かったりしますし、人によって図式のようであったり箇条書きであったり様々です。
しかし、形式よりも中身をちゃんと押さえられているかが重要ですので、
形式については特に気にしていません。
上手な人は図式の使い方であったり、マニュアルにない補足事項も丁寧に記載してあったりと、
上を見ればキリがありませんが、土台を作ってこそ高みに登れるので、
この記事を土台にしていただけたら幸いです。
以上、ファンタズマでした！
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